WhatsApp Business – come funziona la versione per aziende di WhatsApp

Se non hai intenzione di utilizzare il tuo numero di telefono personale per gestire WhatsApp Business, evitando di confondere il lavoro con la vita privata, ti consiglio di usare un telefono ed un numero dedicati allo scopo.

WhatsApp business linea fissa

In alternativa puoi fare l’attivazione di WhatsApp Business su una linea telefonica fissa.

Così facendo potrai ricevere sul tuo smartphone i messaggi indirizzati ad una linea telefonica fissa.  Per farlo indica il numero di telefono fisso che vuoi utilizzare, su quel numero riceverai una telefonata in cui ti sarà comunicato il codice di attivazione.

WA Messenger e Business sullo stesso telefono

Recentemente è stata introdotta la possibilità di far coesistere WhatsApp Messenger e Business sullo stesso smartphone.

Quindi se vuoi tenere la messaggeria di lavoro sul tuo telefono personale puoi farlo. I numeri di riferimento però devono essere diversi. Per WA Business puoi usare un secondo numero di cellulare o come ti dicevo poco fa, anche un numero di telefono fisso.

Se accetti di passare alla versione business o se utilizzi un numero sconosciuto a WhatsApp allora la configurazione iniziale prosegue con l’inserimento del nome dell’azienda.

Il nome dell’azienda su WhatsApp Business

Anche qui c’è una differenza con WA Messenger.

Il nome dell’azienda non può essere cambiato, devi quindi inserirlo correttamente.

Se sei un libero professionista o una ditta individuale puoi inserire il tuo nome ed il tuo cognome, altrimenti inserisci il nome della tua azienda. Io ho inserito il nome dell’azienda per cui stavo configurando WA Business.

Con questo passaggio la configurazione iniziale termina e l’app si avvia. Ci sono però ancora diverse cose da fare per impostare correttamente la tua attività.

Impostazione del profilo

Per accedere alla modifica del profilo devi fare tap sui tre punti che vedi in alto a destra e poi toccare la voce Impostazioni.

Si apre la schermata delle Impostazioni, tu tocca il  primo riquadro dove c’è lo spazio riservato al nome dell’azienda, all’immagine ed alle Info.

Modifica Info

La prima voce da modificare nell’impostazione del Profilo è quella delle Info. Nella schermata di sinistra qui sotto tocca il riquadro denominato Info e numero di telefono.

Sostituisci il classico Ciao! Sto usando WhatsApp, con una frase che faccia capire di cosa si occupa la tua azienda.

Per farlo fai tap sulla matita che vedi accanto alla info attuale. Ora puoi modificare le info che vedranno i tuoi clienti nel tuo profilo aziendale.

Il risultato è quello che vedi nella parte destra della figura qui sopra. Nota che puoi modificare anche gli  altri messaggi di info predefiniti che sono:

• Disponibile
• Occupato
• Batteria quasi scarica
• Non posso parlare, solo WhatsApp
• In riunione
• Solo chiamate urgenti

Puoi decidere quali di queste informazioni mostrare agli utenti che consultano il tuo profilo.

Impostare l’immagine del profilo

Per modificare l’immagine del profilo fai tap sulla che rappresenta una macchina fotografica che vedi sull’immagine di default, che si trova nel menu delle impostazioni delle attività alla voce Profilo.

Si apre una finestra di dialogo che ti permette di scegliere un’immagine tra quelle presenti in galleria o di scattare una foto.

Se hai un logo aziendale ti consiglio di utilizzarlo come immagine del profilo. Per farlo scegli Galleria, poi dalla galleria scegli il file che vuoi utilizzare.

Ricorda che l’immagine, preferibilmente quadrata, deve avere dimensioni minime 192 x 192 pixel. Una volta scelto il file hai la possibilità di modificarlo.

Puoi ritagliare l’immagine agendo sui bordi della stessa e puoi ruotarla utilizzando il relativo simbolo nella parte bassa al centro del display.

Una volta pronta l’immagine puoi fare tap su FINE. Ora è il momento di passare all’impostazione della tua attività.

WhatsApp Business, impostazione dell’attività

Per accedere alle impostazioni dell’attività devi toccare i tre puntini che ci sono in altro a destra e nel menu che si apre scegliere Impostazioni.

Nella schermata successiva accedi alle Impostazioni attività facendo tap sulla relativa scritta.

Il menu di impostazione dell’attività

All’interno di questo menu ci sono la maggior parte delle novità introdotte con la versione Business di WhatsApp. Vediamole ad una ad una.

Il menu ha queste voci :

• Profilo
• Statistiche
• Strumenti di messaggistica

quest’ultimo a suo volta suddiviso in

• Messaggio d’assenza
• Messaggio di benvenuto
• Risposte rapide

Impostazione del profilo dell’attività

Per accedere alle impostazioni del profilo dell’attività devi toccare la prima voce del menu di impostazione dell’attività e cioè Profilo.

Qui puoi inserire tutte le informazioni relative alla tua attività:

Indirizzo

Devi indicare l’indirizzo completo della tua attività. Dopo averlo inserito avrai anche la possibilità di indicare il punto preciso in cui si trova su una mappa.

Per indicare il punto in cui si trova la tua attività, devi spostare la mappa mentre il puntatore rosso resta fermo al centro del quadro.

Categoria attività

Ora devi scegliere la categoria tra quelle proposte. Se nessuna è attinente con la attività della tua azienda scegli l’ultima voce Altro.

• Nessuna
• Abbigliamento
• Alimentari
• Bellezza e centri benessere
• Finanza e servizi bancari
• Hotel e alloggio
• Intrattenimento
• Istruzione
• Medicina e salute
• No profit
• Organizzazione eventi
• Ristorazione
• Servizi professionali
• Servizi pubblici
• Shopping e commercio al dettaglio
• Viaggi e trasporti
• Altro

Orari di apertura

Per indicare gli orari di apertura devi toccare la matita accanto alla voce Orari di apertura. Puoi decidere come indicare degli orari di apertura, hai tre opzioni

• Aperto durante un orario specifico
• Sempre aperto
• Solo su appuntamento

Se scegli la prima voce avrai la possibilità di inserire l’orario di ogni giorno di apertura.

Attiva ogni giorno della settimana, in cui la tua attività è aperta, spostando il relativo slide verso destra.

Fai tap sul orario di apertura e poi regolalo trascinando le lancette dell’orologio che vedi nella figura di destra qui sotto.

Per gli orari antimeridiani utilizza la corona circolare più interna con i numeri da 1 a 12.

Per gli orari pomeridiani utilizza quella più esterna con i numeri da 13 a 24.

Una schermata successiva simile ti permetterà di regolare anche i minuti se necessario.

Email

Indica l’indirizzo di posta elettronica della tua azienda. Ti consiglio di metterne uno che consulti regolarmente. I tuoi clienti di WhatsApp Business potrebbero scriverti utilizzando questo metodo.

Sito web

Puoi indicare il sito web aziendale ed un secondo sito web. Inserisci gli indirizzi completi di HTTP o di HTTPS se utilizzi il protocollo di sicurezza SSL per i tuoi siti.

Le statistiche di WhatsApp Business

Per consentirti di verificare l’efficacia delle comunicazioni tra te ed i tuoi clienti la app mette a disposizione un sistema di statistiche.  Per accedere alle statistiche tocca la relativa voce nel menu delle impostazioni dell’attività.

Le statistiche di WhatsApp Business relativamente ai messaggi ti dicono:

• quanti ne hai inviati
• di questi quanti sono stati consegnati
• quanti dei messaggi consegnati sono stati realmente letti
• il numero dei messaggi ricevuti

Dall’analisi di questi dati potrai capire se i tuoi contatti ricevono i tuoi messaggi: se non li ricevono o non usano WhatsApp, o hanno cambiato numero, o ti hanno bloccato.

Puoi sapere anche il tasso di apertura dei tuoi messaggi, cioè quanti dei messaggi consegnati sono stati realmente aperti e forse letti. Dal numero dei messaggi ricevuti puoi capire il livello di coinvolgimento dei tuoi utenti.

Non trascurare di dare ogni tanto uno sguardo alle statistiche, potrebbero dare feedback importanti alla tua attività su WA Business.

Gli strumenti di messaggistica di WA Business

Per consentire una comunicazione efficace con i clienti la nuova app mette a disposizione degli strumenti per gestire automaticamente i messaggi che sono:

• Messaggio d’assenza
• Messaggio di benvenuto
• Risposte rapide

Messaggio d’assenza

il messaggio di assenza viene inviato automaticamente ad un messaggio ricevuto. Hai la possibilità

• Attivare o disattivare il messaggio. Per farlo agisci sulla slide indicata dalla freccia.
• Personalizzare il messaggio, facendo tap sulla relativa matita.
• Definire gli orari in cui il messaggio di assenza è attivo, toccando il campo Orario.

Per la definizione degli orari hai tre scelte: inviare sempre un messaggio di risposta, personalizzare gli orari in cui inviarlo, utilizzare gli orari di apertura precedentemente e inviare i messaggi di risposta al di fuori di questi orari.

Messaggio di benvenuto

Quando è attivato, il messaggio di benvenuto viene dato alle persone che ti scrivono per la prima volta o che non scrivono da un periodo superiore a 14 giorni. Il messaggio preimpostato è bruttino.

Personalizzalo facendo tap sulla matita e cambiando la frase di default.

Cerca di scrivere qualcosa che vada bene sia ad una persona che ti scrive per la prima volta sia per una persona che non scrive da un po’. Ad esempio: “È un piacere stare in contatto, noi di TAU pensiamo che questa sia un’ottima opportunità per lavorare insieme.”

Le risposte rapide

Le risposte rapide sono delle risposte preimpostate che possono essere richiamate velocemente. Nelle comunicazioni aziendali ci sono frasi che si ripetono spesso. Memorizzale in WhatsApp Business e utilizzale facilmente.

Inserire una nuova risposta rapida tocca il simbolo più in campo verde che vedi in basso a destra nella schermata.

Nella successiva scrivi la frase che vuoi memorizzare nel campo Messaggio e la frase breve per richiamarla nel campo Collegamento rapido.

Lo slash (/) è preimpostato e non devi metterlo. Dovrai invece usarlo nelle chat per richiamare la risposta rapida che intendi dare al tuo interlocutore.

Conclusioni

Era da tempo che gli addetti ai lavori aspettavano questa novità. Ancora non è chiaro il modello di business e quali saranno le opportunità per chi vorrà fare affari con WhatsApp. Staremo a vedere.

Grazie per aver letto il mio articolo WhatsApp Business – come funziona la versione per aziende di WhatsApp.